Valkuilen rondom declaraties

De kosten van onkosten

Het indienen van een onkostenvergoeding is een andere bron van irritatie voor werknemers. De zoektocht naar het bonnetje, het printen en invullen van een formulier en dit vervolgens naar de juiste afdeling brengen; een op de vijf werkende Nederlanders vindt het declareren van onkosten bij hun organisatie onnodig ingewikkeld. De verwerking van declaratieaanvragen is vaak al complex genoeg: je hebt te maken met variabele vergoedingen, variërende richtlijnen per werknemer, landelijke wet- en regelgeving en diverse geldstromen. De befaamde ‘bonnetjesmethode’ zorgt er ook nog eens voor dat declaraties vaak laat en onvolledig worden ingediend. Dit levert de nodige extra kopzorgen op bij de afdeling die deze declaraties handmatig moet verwerken.

Onvolledig ingevulde aanvragen vormen een ongewenste kink in de kabel in het aanvraagproces. Hierdoor blijven declaraties soms te lang ter goedkeuring bij een manager liggen, waardoor in dertien procent van de gevallen declaraties te laat uitbetaald worden, zo blijkt uit ons onderzoek. Dat is niet zo erg als je op de vergoeding van een parkeerkaartje van vier euro wacht, maar wordt een ander verhaal als je een zakelijk diner van vierhonderd euro hebt voorgeschoten.

Daarnaast kan het verwerken van onkostenvergoedingen op deze manier aardig in de kosten lopen: tot wel 35 euro per verwerkte declaratie(1). Hoog tijd dus om het declaratieproces zo in te richten dat er een gestroomlijnd, digitaal, proces ontstaat voor herinneringen, controle, goedkeuring, uitbetaling en audits. Ook is het goed voor de gemoedsrust van werknemers als zij zicht kunnen houden op de status van declaraties die zij indienen.

1. http://workaway.nl/wp-content/uploads/2015/08/Whitepaper-declaraties.pdf

‘Een op de vijf werkende Nederlanders vindt het declareren van onkosten bij hun organisatie onnodig ingewikkeld'

Volgende hoofdstuk:

De echte kosten van haperende bedrijfsprocessen