ARJEN BAATJE

AFAS SUCCESBEHEERDER BIJ BEELEN

“Je hebt alle beschikbare AFAS kennis letterlijk onder de knop”

Toen Arjen Baatje bij Beelen begon als AFAS beheerder was al duidelijk dat hij het Succesbeheer Traineeship zou gaan volgen. “Ik kwam uit een andere sector. En hoewel ik zeer geïnteresseerd ben in automatisering en bedrijfsprocessen, had ik geen concrete AFAS ervaring. Gelukkig is Beelen een innovatief bedrijf met een sterke no-nonsense cultuur. Zij kozen voor mijn enthousiasme en positieve instelling. De eerste negen maanden heb ik hard gewerkt aan mijn basiskennis, hierdoor kon ik tijdens het Parttime Succesbeheer Traineeship meer de diepte in.”

AFAS is niet helemaal onbekend voor Baatje. “Ik ken AFAS en de cultuur omdat mijn vrouw er werkt. Daarom was ik eigenlijk op voorhand al fan.” Met de software zelf was hij minder bekend. Hoewel Beelen al jaren AFAS gebruikt, was Baatje bij zijn start de enige beheerder. “Er waren wat wisselingen geweest waardoor er wat achterstand was. Bij binnenkomst had ik dus meteen flink wat op mijn bord. Na de recente implementatie van een extra AFAS omgeving bleek dat de autorisatie niet op orde was. Dat was een pittig begin voor iemand zonder echte AFAS ervaring.”

Investeren in beheer én kennis

Beelen gebruikt bijna alle modules van AFAS en investeert bewust in beheer, kennis en optimalisatie. Als duurzame aannemer in de sloopsector en recyclaar van bouw- en sloopreststromen en afvalverwerker is innovatie cruciaal. “Het is de belangrijkste drijfveer en gaat hand in hand met digitalisering”, geeft Baatje aan. “ICT en automatisering spelen een sleutelrol in de bedrijfsvoering. Het Succesbeheer Traineeship gaf me de kennis en vaardigheden om hier 100 procent aan bij te kunnen dragen.”

Kennis en informatie gewoon delen

Baatje ging niet onvoorbereid aan de slag. “Ik heb me voor de start van het Traineeship goed ingelezen en heb heel wat webinars gekeken. Het is heel prettig dat AFAS transparant is en alle kennis en informatie gewoon deelt.” Helaas viel zijn Parttime Succesbeheer Traineeship van drie maanden middenin de coronatijd. “Voor mijn Traineeship was het wel een gemis dat we niet fysiek zijn ondergedompeld in de AFAS wereld. Juist de gastvrijheid en de manier waarop je in Leusden in de watten wordt gelegd, is volgens mij uniek.”

Snel de diepte in

De digitale versie deed niets af aan het enthousiasme waarmee Baatje en zijn mede-trainees ontvangen zijn. “Alle kennis die de mensen van AFAS hebben, willen ze dolgraag met je delen. Je hebt letterlijk alle beschikbare kennis onder de knop. Iedereen is toegankelijk, van de schoonmakers tot aan CEO Bas van der Veldt. Met je buddy en de succesmanagers kun je ook heel snel de diepte ingaan. Zij kennen de software en weten hoe die bij andere organisaties gebruikt wordt. Hierdoor kun je altijd sparren en profiteren van hun ervaringen.”

De link met de praktijk is zeer belangrijk voor Baatje en de case speelt daarin de hoofdrol. Hij had een case waar CRM centraal stond en wilde het forecastingproces bij Beelen opzetten. Dit gaat over het inrichten van het gehele traject voordat een klant echt een klant is. “Het forecastingproces voor prospects is een belangrijke trigger voor andere processen. Als een prospect klant wordt, volgt de onboarding en aan het eind van het traject een factuur.” Voor de inrichting van zijn case werkte hij in wekelijkse sprints samen met de salesafdeling. “We werkten elke week een paar uur en koppelden daar concrete acties aan ideeën. Dan ging ik aan de slag in AFAS en bespraken we de week erop het resultaat. Zo was er elke week weer een concreet resultaat.”

“Door het Traineeship ben ik goed voorbereid om duidelijk aan te geven wat er allemaal met AFAS kan en hoe we processen slimmer kunnen inrichten.”

Echt meters maken

Het eindresultaat is de implementatie van meerdere workflows in AFAS, waarvan de workflow ‘Nieuwe prospect’ en ‘Offerte’ de belangrijkste zijn. Hiermee kunnen zijn collega’s via InSite makkelijker gegevens vastleggen, die ze later in het proces ook kunnen benutten. “Het doel is om meer informatie over prospects op een logische manier in AFAS vast te leggen. Voorheen werden contactmomenten nauwelijks geregistreerd. Door dit nu centraal te doen, kan iedereen er gewoon bij. We maken duidelijk de shift van Profit naar InSite en dat werkt gewoon prettiger voor mijn salescollega’s. Dit is een continu proces, waarmee ik tijdens het Traineeship echt meters heb gemaakt. Het is nu een kwestie van verder uitbouwen.”

Blijven fine-tunen

De manier waarop Baatje zijn case heeft aangevlogen, past perfect bij hoe hij zijn rol als AFAS beheerder wil invullen. “De business is leidend en als beheerder denk ik mee. Als zij hun wensen aangeven, kan ik deze vertalen naar de juiste functionaliteit. Door het Traineeship ben ik goed voorbereid om duidelijk aan te geven wat er allemaal met AFAS kan en hoe we processen slimmer kunnen inrichten.” Het project met de salesafdeling onderstreept dat deze aanpak werkt. “Samen met de testgroep zorgen we nu dat alles goed werkt bij de livegang. Op die manier zorgen we samen voor een snelle acceptatie en kunnen we ons daarna snel richten op de verdere doorontwikkeling.”