CASES & VOORBEELDEN

"Je leert er anders door denken"

Om zo veel mogelijk uit het Traineeship te halen vragen we de trainees om een bedrijfsspecifieke case voor te bereiden. Zo kunnen zij de vers opgedane kennis direct in de praktijk brengen. Dit houdt in dat jouw medewerker een proces binnen jouw organisatie gaat automatiseren tijdens het Succesbeheer Traineeship. Daarnaast helpt de case de trainees focus te houden. Het is namelijk heel verleidelijk om álles te willen weten van Profit, maar dat lukt niemand in 8 tot 12 weken.

Bij een case kan je bijvoorbeeld denken aan de inrichting of optimalisatie van volgende processen:

Werving en Selectie; van sollicitant tot in dienst

Roel Clevers van de ICS Groep B.V. richtte tijdens zijn Traineeship het complete proces van werving en selectie in. De implementatie bij ICS kreeg tijdens het Traineeship vorm. Dit proces beslaat alle stappen van het aanmaken van de vacature op InSite en het opzetten van de Werkenbij op OutSite tot het aannemen van de sollicitant.

Het inkoopproces, van inkoop tot factuur

Gary van Koeverden van het Jeroen Bosch Ziekenhuis pakte het inkoopproces op als case. Hiermee kunnen de medewerkers inkoopaanvragen insturen die afhankelijk van de kosten van deze aanvraag via een procuratieschema verschillende wegen bewandelen. Dit proces wordt zo maximaal geautomatiseerd. De aanvragen worden waar het kan automatisch goedgekeurd en als er nog mensen naar moeten kijken, komt de aanvraag automatisch bij de goede manager terecht.

Het onboardingproces

Als je een goede indruk op een nieuwe medewerker wilt maken, is dit een superbelangrijk proces. Als iemand op de eerste dag aan de slag gaat, moet alles op orde zijn. Dus een welkom met een laptop met de juiste software, de juiste autorisatie én een mooie bos bloemen op zijn of haar bureau. Zorg dus dat het onboardingproces strak staat ingericht. Zo weet je zeker dat er bij de relevante afdelingen signalen binnekomen voordat er een medewerker start. Kortom, alles om een goede start te maken.

Intern of extern ticketingsysteem

Johan Cuppens van Stichting Vitalis Woonzorg Groep gebruikte zijn Traineeship om een intern ticketingsysteem op te zetten. Hij richtte zich hierbij voornamelijk op de het ICT-vlak. Denk hierbij aan het aanvragen van een vergeten wachtwoord, storingen melden, hardware aanvragen of autorisatie-aanvragen insturen om meer rechten te krijgen binnen de software. Door dit systeem raakt de afdeling niet ondergesneeuwd met mailtjes en allerlei losse aanvragen. Alle vragen worden vastgelegd en andere medewerkers kunnen hier ook in zoeken. Zo hoef je het wiel niet elke keer opnieuw uit te vinden en heb je altijd overzicht!

‘Wees geen remi, leer van anderen! Put uit de ervaring van andere AFAS klanten. Het enige wat je moet doen is vragen.'

Case op maat

De case is de rode draad tijdens het Traineeship. Wij adviseren om een case te kiezen waarbij de trainee een heel proces van A tot Z inricht. Dit om te zorgen dat de verschillende onderdelen als workflows, autorisatie en In- en/of OutSite aan bod komen. Op deze manier worden de onderlinge verbanden duidelijk. Het is verstandig vooraf een lijstje te maken met zaken die trainees graag willen leren en dan te kijken of de case hierin kan voorzien.

Als jouw medewerker al wat meer van onze software kent en er binnen de organisatie een aantal kleine cases liggen op gebieden waar jouw medewerker meer kennis van wil opdoen, dat is natuurlijk ook helemaal goed. Zolang er een duidelijk leerdoel is en de trainee tijdens het Traineeship geen dingen oppakt die hij of zij al beheerst. Want dat is zonde van de tijd!

Succesbeheer Gids

Meer weten over de rol die de Succesbeheerder in jouw organisatie kan spelen? Download dan hier de Succesbeheer Gids; een naslagwerk, inspiratiebron en doeboek voor de Succesbeheerder zelf.