LEON HARMSEN

SUCCESBEHEER TRAINER

“Werken aan de bagage en power om zelfredzaam te zijn”

Als verantwoordelijke van het Succesbeheer Traineeship heeft Leon Harmsen al heel wat lichtingen trainees zien afzwaaien. En met plezier. “Ik vind het mooi om mee te werken aan de ontwikkeling van mensen en ze veel kennis mee te geven. Natuurlijk wil ik dat ze het Traineeship met een ‘blauw’ hart afsluiten. Maar het allerbelangrijkste is dat trainees als Succesbeheerder de kennis en energie hebben om zelfredzaam te zijn. Dus weten wat er met de software kan en in staat zijn zelfstandig een omgeving in te richten en te optimaliseren. Zo zorgen ze dat hun organisatie en collega’s profiteren van onze software.” Hij beantwoordt de belangrijkste vragen die trainees en hun managers hem vaak over het Succesbeheer Traineeship stellen.

Moet elke organisatie een succesbeheerder hebben?

“In de huidige digitale wereld is software de ruggengraat van heel veel organisaties, ongeacht de producten of diensten die ze leveren. En hoewel ieder bedrijf uniek is, kun je standaardprocessen voor HR, financiën, inkoop of verkoop met software nu eenmaal efficiënter regelen. Een Succesbeheerder weet alles van de software én van de processen in een organisatie. Op die manier kan hij of zij alle processen goed inregelen en blijven stroomlijnen. Hoewel ik weet dat we veel verschillende klanten hebben, is het wel onze droom dat iedere organisatie één of meerdere Succesbeheerders heeft. Soms is een bedrijf gewoon niet groot genoeg. Toch is het zaak om een specialist de tijd en budget te geven om het maximale uit onze software te halen.”

Waarom moet een AFAS klant zelfredzaam zijn?

“Iedereen staat bij AFAS achter het idee dat klanten zelfredzaam moeten zijn. En dat zijn geen loze woorden. Zeker Succesbeheerders moeten zelf met de software aan de slag kunnen. We helpen je natuurlijk op weg en delen graag onze kennis. Iedereen binnen AFAS draagt daar graag aan bij. Daarom zitten de trainees zoveel mogelijk fysiek bij ons op kantoor. Daar moeten zij zich 100% op hun gemak voelen. Zo creëren we een veilige omgeving waarin ze vrij zijn om alle vragen te stellen en bij iedereen aan te kloppen. De trainees moeten zich écht een AFAS collega voelen tijdens het Traineeship. Mensen komen niet per se binnen als AFAS fan maar het doel is natuurlijk om ze wel als fan weg te laten gaan. Ik wil zorgen dat ze ons DNA gaan begrijpen en meenemen naar hun eigen organisatie. Zelfredzaamheid geldt trouwens voor de trainees én voor hun organisatie. Wij willen niet dat een AFAS consultant bij wijze van spreken een eigen parkeerplaats heeft. En de Succesbeheerder speelt daarbij een sleutelrol. Die doet de inrichting en optimalisatie zelf. Dat schakelt veel sneller, scheelt tijd en bespaart kosten die de organisatie anders aan externe consultants kwijt is.”

Waarom krijgt iedere trainee een buddy?

“Zoals gezegd kan je als trainee bij iedereen binnen AFAS terecht met vragen. Toch is het fijn om je eigen maatje te hebben waar je een paar keer per week mee spart. Met hem of haar bespreek je de stand van zaken en deel je vragen, ongemakken of anderen dingen. Alles om te zorgen dat mensen zich thuis voelen en hun tijd bij ons maximaal benutten voor hun eigen ontwikkeling. We stimuleren mensen altijd om zich uit te spreken. Dan kunnen wij handelen en bijvoorbeeld extra sessies organiseren. We regelen alles wat nodig is! Dat betekent trouwens niet dat we alle antwoorden maar gewoon oplepelen. We zetten de bordjes uit, maar het is aan de trainee zelf om de route te bepalen. Je buddy is daarbij de gids, want na het Traineeship moeten Succesbeheerders het wel zelf kunnen.”

Wat is het voordeel van werken aan een eigen case?

“AFAS biedt een uitgebreid aanbod cursussen en opleidingen. Die zijn echter hoofdzakelijk gericht op basiswerkzaamheden of juist meer specifieke onderdelen. In bepaalde gevallen is dat voldoende. Als het echt gaat om inrichting en optimalisatie is het vaak een ander verhaal. De demo’s in de cursussen zijn zeker waardevol, maar de praktijk is niet in een demo te vangen. Werken in een eigen omgeving is het beste om de software volledig te doorgronden. Bovendien is er dan een directe link met de eigen organisatie, die soms net weer afwijkt van de standaard. En in sommige gevallen is dan toch weer de hulp van een consultant nodig. Om dat te voorkomen, is het Succesbeheer Traineeship gebaseerd op een eigen praktijkcase. Werken en leren in de eigen omgeving en met eigen data. Dat is volgens ons de manier om het snelst meters te maken en opgedane kennis concreet toe te passen. En direct iets op te leveren aan de organisatie.”

“Mensen komen niet per se binnen als AFAS fan maar het doel is natuurlijk om ze wel als fan weg te laten gaan. Ik wil zorgen dat ze ons DNA gaan begrijpen en meenemen naar hun eigen organisatie. ”

Waarom is er veel aandacht voor softskills?

“We kunnen trainees nog zoveel handvatten bieden, uiteindelijk moeten ze het zelf gaan doen. In de praktijk zijn kennis en ervaring alleen onvoldoende om AFAS succesvol te optimaliseren. Dat vraagt ook andere vaardigheden of softskills. Een Succesbeheerder kan nog zulke mooie dingen maken, maar collega’s moeten er wel mee willen werken. Dat gaat niet vanzelf. Het is dus van belang dat trainees ontdekken hoe mensen werken en wat ze willen. Daarom is het cruciaal om managers en collega’s steeds mee te nemen in de activiteiten en ze bovenal de meerwaarde te laten ervaren. Dat doen we onder andere met aandacht voor omgaan met weerstand en met presentatievaardigheden. Mensen vinden verandering altijd spannend. Daarnaast heeft automatisering soms een negatief imago en ervaren mensen het als eng. Dat is de reden om trainees goed te bewapenen om hun eigen werk en het werk van hun collega’s leuker en makkelijker te maken.”

Het Succesbeheer Traineeship is in vier smaken beschikbaar, waarom?

“De standaardduur van het Traineeship is 8 weken waarin de trainees 3 dagen per week met het Traineeship bezig zijn. De afgelopen jaren zagen we dat het kennis- en ervaringsniveau per trainee verschilt. Met deze inzichten hebben we de grens bij een jaar ervaring gelegd. Dus heeft een trainee minder dan een jaar ervaring met de software, dan is het een beginbaas. Een eindbaas heeft meer dan anderhalf jaar ervaring. Die trainee kent de software en kan een workflow inrichten. Omdat deze grens niet keihard is, krijgt iedere kandidaat een intake om een goede inschatting te maken. We hebben een programma, maar stemmen dat zo nodig af op het persoonlijke niveau en specifieke wensen. Dat geldt voor het programma en de keuze van de buddy en mede-trainees. Het besluit voor de opzet van een parttime variant, 2 dagen per week 12 weken, ligt in het verlengde hiervan. Sommige trainees werken maar 3 of 4 dagen per week en kunnen daardoor geen 3 dagen per week bij ons zijn. Ook deze groep kan nu toch het Succesbeheer Traineeship volgen.”

Succestival

Een leven lang leren en je organisatie ontwikkelen. Als beslisser in een organisatie waar met AFAS wordt gewerkt wil je het maximale eruit halen. Bekijk hier de video van Leon tijdens zijn sessie op Succestival 2020 en zie hoe het Traineeship jou of de beheerder in jouw organisatie echt de fijne kneepjes van het vak leert. Zo haal je meer kennis in je organisatie en krijgt jouw beheerder een kijkje achter de schermen van hoe we het bij AFAS en bij andere organisaties doen. Dat zorgt naast veel nieuwe kennis ook voor nieuwe energie en inspiratie voor optimalisaties in jouw eigen organisatie.

“In de praktijk zijn kennis en ervaring alleen onvoldoende om AFAS succesvol te optimaliseren. Dat vraagt ook andere vaardigheden of softskills.”

Wat is de impact van het coronavirus op het Traineeship?

“We bieden trainees een kijkje achter de schermen bij AFAS en dompelen ze onder in onze software en cultuur. Corona zorgde hierin voor een paar uitdagingen. We hebben heel snel geschakeld. Technisch is het geen probleem om alle sessies online te doen. Digitaal contact maakt het wel ingewikkelder om ons DNA echt over te dragen. Gelukkig zijn we bij AFAS wel wat gewend als het om gastvrijheid gaat. Deelnemers krijgen een uniek welkomstpakket thuisbezorgd en kleine extra’s om inhoudelijk nog net iets meer te bieden. Er zijn gelukkig ook voordelen. Zeker voor mensen die wat verder weg wonen, kan het een belasting zijn elke dag naar Leusden te reizen. Ook mijn AFAS collega’s zijn minder onderweg en dus sneller beschikbaar voor vragen en of begeleiding. Ik vind het ook heel bijzonder om te zien dat de gemiddelde beoordeling het Traineeship in coronatijd zelfs iets hoger is dan daarvoor. Tegelijkertijd zijn we heel alert om, naast het overbrengen van kennis, veel aandacht te besteden aan het opbouwen en versterken van het team- en AFAS gevoel. Als ik naar de toekomst kijk, kan ik me goed voorstellen dat we op termijn een hybride vorm gaan aanbieden.”

Wat is nou de opbrengst van het Traineeship?

“Dat is eenvoudig. Het Succesbeheer Traineeship is een eenmalige investering met een hoge ROI. Natuurlijk vraagt het investeringen in geld en tijd, maar de case levert een organisatie wel direct rendement op. Onze vuistregel is dat de case die de trainee oplevert aan het einde van het Succesbeheer Traineeship gelijk staat aan zes dagen consultancy. Door tijd te investeren, en onderdeel van de AFAS bubbel te worden, kunnen trainees echt grote stappen zetten. Ze leggen een stevig fundament om uiteindelijk zelfstandig – én samen met collega’s – optimalisaties door te voeren. Afgestudeerde trainees kunnen zelfstandig aan de bak met toegang tot alle beschikbare kennis en ervaring. Bovendien kunnen ze sparren met collega-succesbeheerders. Ze doen dus kennis en kennissen op!”