REINO PETRONA

CIO BIJ RDOG HOLLANDS MIDDEN

“Bewust investeren in AFAS beheerders die stevig in hun schoenen staan”

RDOG Hollands Midden koos jaren geleden al voor AFAS. Het rendement van de software bleef echter achter bij de verwachtingen. Daarom nam de organisatie een drastisch besluit: een complete herinrichting. Reino Petrona: “We doen een harde reset om op termijn betere resultaten te behalen. We investeren opnieuw in AFAS en willen waarborgen dat we de software optimaal benutten. Investeren in AFAS beheerders met praktische kennis die stevig in hun schoenen staan is daar een logisch onderdeel van.”

Het verbaasde Petrona dat veel organisaties succesvol zijn met AFAS. Waarom RDOG dan niet? De historie had hierin een grote rol. Na een fusie werkten de organisatie eigenlijk met twee losse omgevingen. Hierdoor sloot de software niet goed aan bij de processen van RDOG. Ook het beheer was complex en tijdrovend, en door capaciteitsgebrek had RDOG hoge kosten voor externe consultants. Het was tijd voor een koerswijziging.

De standaard als uitgangspunt

“Om met het verleden te breken, was de standaard het uitgangspunt bij de herinrichting”, zegt Petrona. “Het systeem is leidend, niet de processen. We blijven dichtbij de best practices van AFAS. Ook als dat betekent dat we werkprocessen moeten aanpassen.” De herinrichting werd gedoopt tot ‘het Apollo project’. Een verwijzing naar de Amerikaanse maanmissie. Het project is namelijk ‘one small step for AFAS and a giant leap voor RDOG’.

Beheer goed voorbereiden

AFAS beheerders spelen een sleutelrol tijdens en na de herinrichting. Ook op dit gebied ging RDOG een nieuwe fase in. Het is volgens Petrona logisch dat zij goed voorbereid moeten zijn op hun taak. “In het verleden was het beheer een uitdaging. Door capaciteitsgebrek moesten we veel externen inhuren. Hierdoor waren we minder flexibel en liepen de kosten op. Dat wilden we oplossen door iemand aan te nemen. Externe werving lukte echter niet. Het is lastig in de markt een ervaren AFAS beheerder te vinden. Toen zijn we intern gaan kijken en vonden we twee geschikte kandidaten in Maikel van Meurs en Ria Pieck.”

Best Practices

AFAS is te vergelijken met een gereedschapskist boordevol opties. Zeer compleet, maar waar begin je? Met de template helpen we klanten snel op weg. Niet omdat we het per se beter weten. Maar wel omdat we al heel veel implementaties gezien hebben en goed luisteren naar klanten en consultants. Nu gaan we een stap verder met de ontwikkeling van plug & play oplossingen. Zo hoeven AFAS beheerders zelf nog minder in te richten en kunnen ze alle tijd gebruiken om hun organisatie nog succesvoller te maken. Meer weten? Lees hier verder >>

Het Apollo project

IT-projecten hebben geen bruisend imago. Ze roepen vaak een beeld op van een paar techneuten die ergens achter schermen allerlei dingen regelen. En dat is nog niet alles, vaak betekent zo’n project extra werk en gedoe. Hoe maak je dan duidelijk dat een AFAS-project er juist voor zorgt dat je collega’s hun werk makkelijker, sneller en efficiënter kunnen doen? Een projectnaam ‘Implementatie AFAS Profit’ maakt je project in elk geval niet populairder. Kies daarom vooral een coole naam! Inspiratie opdoen voor jouw projectnaam? Klik dan hier

"Het systeem is leidend, niet de processen. We blijven dichtbij de best practices van AFAS"

Snel praktijkkennis opbouwen

De keuze voor een herinrichting stelde hoge eisen aan het AFAS beheer. Omdat RDOG meer wilde dan pure kennis van de software en de functionaliteit, viel de keuze niet op een verzameling cursussen uit het opleidingsaanbod. Petrona legt uit: “Eerlijk gezegd paste het Succesbeheer Traineeship in aanvang niet in het opleidingsbudget, maar we hebben er toch voor gekozen. Het Traineeship biedt onze mensen de kans om snel veel praktijkkennis op te bouwen. Extra voordeel is dat ze alles wat ze leren meteen kunnen toepassen in hun eigen praktijk.”

Een wisselwerking in gang zetten

Een volledige herinrichting heeft veel impact in de organisatie. “Iets wat mensen al jaren normaal vinden, moeten ze nu anders gaan doen”, geeft Petrona aan. “Dit stelt andere eisen aan onze beheerders. Zij moeten niet alleen de applicatie beheren en optimaliseren, maar ook in de organisatie durven zeggen dat mensen hun manier van werken moeten aanpassen. Dat is soms een lastige boodschap. Voor ons als afdeling Informatievoorziening is de klant dus niet per se koning. Natuurlijk is het onze taak om de business te ondersteunen en service- en klantgericht te zijn. Maar de business moet ons ook goed gebruiken. Dat moet een wisselwerking zijn. Als dat lukt, maken de nieuwe processen het werk van collega’s veel effectiever.”

Jouw Succesbeheerder pakt zijn rol

Als Succesbeheerder komen mensen vanuit de gehele organisatie bij hem of haar terecht. Enerzijds is jouw Succesbeheerder dé inspiratiebron wanneer het op efficiënter en fijner werken aankomt. Anderzijds is hij of zij soms, hoe oneerbiedig ook, het afvoerputje van (IT-)problemen die vervolgens op hun bordje worden geschoven. In het Traineeship leert jouw Succesbeheerder hiermee om te gaan. Meer weten over die rol? Lees het hier

Roadmap vormgeven

Momenteel ligt de focus van de AFAS beheerders nog bij het afronden van het Apollo project. Maar ook daarna blijven de Succesbeheerders belangrijk. “Zij weten wat er allemaal kan met AFAS en kunnen dat vertalen naar de processen in onze organisatie. Het is de bedoeling dat zij de roadmap voor de komende jaren vormgeven en collega’s altijd de beste AFAS ervaring bieden, gevraagd en ongevraagd. Als je weet waar je over praat, kun je zo nodig met vertrouwen de confrontatie aangaan. Het is daarom zeker waardevol dat in het Traineeship naast kennis ook softskills aan bod komen.”

De kracht van een jaarplanner

Als beheerders hun werk niet goed kunnen doen, profiteren gebruikers niet optimaal van AFAS en zal de organisatie nooit het maximale rendement uit de automatisering halen. Daarom helpen we de beheerder graag om het werk eenvoudiger en leuker te maken. Bijvoorbeeld door aandacht te vragen voor een jaarplanner. Meer weten? Lees hier het hele artikel

Het gesprek aangaan

Over de ROI van het Succesbeheer Traineeship is Petrona duidelijk: “We hebben nu twee beheerders die goed getraind zijn voor hun rol. Ze kennen AFAS en weten wat de mogelijkheden voor RDOG zijn. Hierdoor zijn ze in staat om het gesprek met de organisaties aan te gaan.” De concrete resultaten van deze investering verwacht hij in de loop van 2021. “Als de herinrichting afgerond is, gaan we optimaliseren. De verwachting is dat dit leidt tot minder incidenten en minder meldingen. Bovendien zal ook het aantal fouten afnemen omdat iedereen met duidelijke workflows werkt.” Uiteindelijk verwacht hij dat RDOG minder budget besteedt aan externen. “We kunnen niet alleen zelf veel meer. Als we toch consultants willen inhuren, weten we beter wat we nodig hebben. Dat scheelt ook weer tijd en kosten.”

Benieuwd hoe AFAS beheerders Ria Pieck en Maikel van Meurs het Traineeship hebben ervaren?

Ria Pieck, AFAS beheerder bij RDOG

Met de keuze voor de AFAS standaard laat RDOG een turbulente geschiedenis achter zich. Hoewel ze vooral ervaring had met het beheer van een tijdregistratiesysteem, ging Ria Pieck de uitdaging van het AFAS beheer graag aan. “Ik heb een paar cursussen bij AFAS gevolgd, maar die voelden als losse puzzelstukjes. Tijdens mijn parttime Succesbeheer Traineeship vielen alle stukjes in elkaar.”

Maikel van Meurs, AFAS beheerder bij RDOG

Leren is een basisbehoefte van Maikel van Meurs. Als kersverse AFAS beheerder kon hij zijn hart ophalen tijdens zijn fulltime Succesbeheer Traineeship. “Het Traineeship bood de kans om echt de diepte in te gaan. Bovendien ga je aan de slag in je eigen omgeving. De leercurve is heel steil als je kennis meteen aan de praktijk van je eigen organisatie kunt koppelen.”

Hoe wordt jouw medewerker Succesbeheerder?

Het carrièrepad van een Succesbeheerder is niet zo in beton gegoten en dat hoeft ook niet. Ter inspiratie delen drie Succesbeheerders hun persoonlijke route.

Lees ze hier!