ROBBERT DE RUIJTER

COO BIJ AFAS

“Meer plezier en rendement uit je software halen? Dan moet je trainen!”  

Organisaties die voor AFAS kiezen, hebben vaak de wens kosten te verlagen en/of omzet te verhogen. En dat kan natuurlijk, want automatisering voorkomt fouten, dubbel werk en geeft rust dankzij inzicht. Chief Operating Officer (COO) bij AFAS, Robbert de Ruijter, plaatst een belangrijke kanttekening. “Bij aanvang zien veel klanten prachtige droomkastelen over wat ze met onze software willen bereiken. De software zelf gaat je echter niet naar die droomkastelen leiden. Wij weten uit ervaring dat veel organisaties beter stapsgewijs kunnen groeien. Van een mooie tussenwoning naar een twee-onder-een kap of een vrijstaande villa. Alles valt en staat met visie en goed beheer. Je boekt alleen resultaat als je daar aandacht en tijd aan besteedt.”

Software, hoe belangrijk ook, is volgens Robbert puur een middel. Bedrijven vergeten soms dat ze zelf de processen moeten organiseren. Hoe wil je als organisatie omgaan met bijvoorbeeld declaraties? Software is zelden de beperking. Maar naast een goede inrichting is ook goed beheer onmisbaar. “Onze software is heel compleet en we werken continu aan nieuwe functionaliteit. Een klant krijgt dus steeds nieuwe opties waar niet voor betaald hoeft te worden. Als je als management of directie maximaal rendement op investeringen wilt halen, is aanschaf alleen niet genoeg. De standaard is heel goed, maar wij voegen veel nieuwe functionaliteit toe waar je organisatie direct van kan profiteren. Met een Succesbeheerder weet je als organisatie zeker dat je de gestelde doelstellingen sneller realiseert en tegen lagere kosten.”

Nut en noodzaak van een ROI-berekening of business case

Iedereen kent wel het gezegde: “De kosten gaan voor de baten uit”. Dat klopt ook, want om iets te bereiken zul je eerst aan de slag moeten en dat kost nu eenmaal tijd en daarmee geld. Vaak wil je bij IT-projecten alleen wel zeker weten dat het project daadwerkelijk een positieve bijdrage heeft aan de business. Vandaar dat veel organisaties een ROI-berekening of business case maken. Meer weten? Lees hier verder >>

'Het profiel van de Succesbeheerder is dan ook zeker niet dat van de klassieke ‘nerd’. Hij of zij moet proces gedreven denken en niet alleen vanuit de technologie redeneren.'

De software én de organisatie kennen

Goed beheer en optimalisaties zijn bepalend voor het succes. De tijd van software aanschaffen en er jaren niets aan doen liggen gelukkig heel ver achter ons. Hoewel Succesbeheerders hierbij een sleutelrol vervullen, zijn ze volgens Robbert te vaak onzichtbaar. “Ze worden als IT’ers gezien en zitten weggestopt achter een serverkast of printer. Of het zijn salarisadministrateurs of HR-medewerkers die beheer ‘erbij doen’. Omdat de software heel makkelijk in gebruik is, hoeft dat geen groot probleem te zijn. Ook dan kun je veel bereiken met focus en duidelijke projecten. Toch is de positieve impact niet maximaal zonder dat de beheerder de software en vooral ook de organisatie heel goed kent. Dit geeft ook rust aan alle collega’s die er mee werken.”

Toekomstbestendig investeren

De kracht van software wordt bepaald door de keuzes die een organisatie of beheerder maakt. Niet alleen voor nu, maar juist voor de toekomst. Robbert legt uit: “Bij het maken van de beste keuzes is de Succesbeheerder sturend. Hij of zij houdt processen tegen het licht, haalt informatie op bij management en collega’s en stelt kritische vragen. Succesbeheer is in mijn ogen overigens niet alleen functioneel beheer. Dat impliceert dat iemand op de winkel past. Het is de uitdaging – en noodzaak – om continu te verbeteren. Pas dan worden investeringen ook echt toekomstbestendig.”

Doelen echt halen

Robbert is ervan overtuigd dat een organisatie het meeste voordeel realiseert met een Succesbeheerder. “Ik zie regelmatig klanten die afhankelijk zijn van een derde partij, onze eigen consultants of ‘een handig neefje’. Dat is niet alleen kostbaar, het is ook een risico. Zij sparen wijzigingen op en laten ze eens in de zoveel tijd doorvoeren. Dat is op zijn hoogst verbeteren met horten en stoten. De vraag is: durf je te optimaliseren? En in het verlengde daarvan: wil je de beoogde doelen van een software-implementatie en alles wat daaraan voorafgaat ook echt halen? Vergelijk het met onderhoud aan je huis, ga je pas het dak repareren als het lekt? Of pleeg je onderhoud en schilder je alles netjes zodat het lang meegaat.”

Proces bepaalt succes

Dit lukt alleen als een organisatie investeert. Eerst in goede software, maar daarna in kennis. Hiervoor biedt AFAS verschillende opties. In een cursus leert iemand bijvoorbeeld veel over een specifiek onderdeel, bijvoorbeeld Payroll. Onderdelen staan echter zelden op zichzelf geeft Robbert aan: “Een onderwerp als declaraties heeft zoveel raakvlakken in een bedrijf. Van workflows en Payroll tot InSite en Pocket. De techniek kan dit allemaal koppelen, maar het proces bepaalt het succes. Het is dus zaak om te weten wat je wilt, of eigenlijk wat je mensen willen? Ga je elke declaratie goedkeuren of is < € 50,- direct akkoord en voer je steekproeven uit? Daar komt de Succesbeheerder in beeld. Niet om ad hoc dingen te regelen. Vooral om te vragen wat mensen willen en die wensen vervolgens te koppelen aan wat er kan.”

'Bij het maken van de beste keuzes is de Succesbeheerder sturend. Hij of zij houdt processen tegen het licht, haalt informatie op bij management en collega’s en stelt kritische vragen.'

Winst in tijd, kosten en plezier

Het is belangrijk aan de voorkant de wensen en belangen van de organisatie goed in kaart te brengen. Helaas wordt dat vaak vergeten. “Het profiel van de Succesbeheerder is dan ook zeker niet dat van de klassieke ‘nerd’. Hij of zij moet proces gedreven denken en niet alleen vanuit de technologie redeneren. Succesbeheer draait om processen afpellen, standaardiseren en uitzonderingen voorkomen. Dat levert échte winst op; in tijd, kosten en plezier.”

Meters maken

Om dit alles te realiseren, moet een Succesbeheerder goed voorbereid zijn. Weten wat de software kan en hoe het bedrijf werkt (processen). Een goede beheerder wil altijd meters maken en is nooit tevreden met de inrichting. Hij of zij discussieert, durft kritisch te zijn maar wel altijd vanuit verbinding. Juist daar ligt de kracht van het Succesbeheer Traineeship onderstreept Robbert. “Alle aspecten van onze software en geloof in verbetering succesvol inzetten, vraagt totale commitment. Als je als organisatie investeert in een eigen Succesbeheerder, geef je meteen antwoord op de vraag: wil je een beter of leuker bedrijf zijn? Hij of zij helpt je een plek te bieden waar alles goed geregeld is; zonder tijdverlies en ergernissen over dubbel werk. Dat klinkt misschien wat kort door de bocht, maar is in mijn 11 jaar AFAS vaak wel de realiteit. Dus wil je meer plezier en rendement uit je software halen? Dan moet je trainen!”

Succestival

Succestival is hét online kennisfestival voor iedereen die met AFAS werkt. Milo van Rees, AFAS Procesbeheerder bij AFAS, vertelde tijdens zijn sessie leuke tips en tricks voor AFAS beheerders die je snel en makkelijk binnen je organisatie kan inzetten. Quick wins! Denk bijvoorbeeld aan tips voor InSite, workflows en nog véél meer. Bekijk hieronder de video!