DOSSIERVORMING BESPAARDE WVH DIKKE BOETE

'Workflows zijn goud waard'

Toen gevelbouwer WVH in 2017 besloot dat het tijd was voor een ingrijpende efficiencyslag, brak ook het moment aan om de bedrijfssoftware te vervangen. Het bedrijf koos voor de software van AFAS. Die keuze bespaarde WVH later een boete van € 25.000 en zorgde voor tevreden gebruikers op de werkvloer. “Ik dacht meteen: ja, hier gaan onze monteurs wel mee werken.”

Ruime ervaring

Paul Wijtman is algemeen directeur en eigenaar van WVH Gevelprojecten, dat hij in 2009 oprichtte met een (inmiddels uitgekochte) compagnon. Ondanks zijn relatief jonge leeftijd bracht hij in het oprichtingsjaar van WVH een flinke hoeveelheid ervaring in de gevelbouw in. Anno 2020 constateert hij: “Eigenlijk verkoop ik de helft van mijn leven al gevelprojecten.” Die ruime ervaring wil Wijtman benutten door zich in de toekomst toe te leggen op de grotere projecten.

Behoefte aan grip In de beginjaren van de organisatie was van automatisering nog geen sprake. Wijtman verzamelde bonnen en facturen, waarmee hij naar de accountant stapte die er een resultatenoverzicht van maakte. Toen het bedrijf begon te groeien (drie jaar na de oprichting werkten er al veertig mensen) ontstond de behoefte om met behulp van een geautomatiseerd systeem meer grip op de bedrijfsvoering te krijgen.

Het juiste gereedschap

In die tijd had Wijtman al eens contact met AFAS, maar de softwarebouwer had destijds nog geen kant en klare oplossing voor de bouw op de plank liggen. Toen dat wel het geval was, werden Wijtman en hoofd Bedrijfsbureau Bart Halters, in 2010 de tweede werknemer bij WVH, uitgenodigd om een referentiebezoek bij een ander bouwbedrijf af te leggen. Halters was meteen onder de indruk van wat hij zag. “De software van AFAS heeft een zeer eigentijdse schermopbouw, terwijl wij op dat moment in een soort MS DOS-omgeving werkten. Ook de gebruiksvriendelijkheid viel op, met name van het onderdeel InSite. Ik dacht meteen: ja, hier gaan onze monteurs wel mee werken.”

Succesvolle ERP-inrichting binnen drie maanden Ook Wijtman zag direct de potentie van de ERP-oplossing van AFAS. “Ik was gecharmeerd van het feit dat je in een keer een heel pakket tot je beschikking krijgt. Je krijgt een inlogcode en kunt meteen aan de slag.” Daarvoor trok WVH iemand aan met een bouwkundige opleiding en een sterke affiniteit met ICT. Samen met de consultants van AFAS zorgde hij in amper drie maanden voor de succesvolle inrichting van het pakket. Anno 2020 gebruikt WVH met name de onderdelen Financieel en Projecten.

Snel troubleshooten

Hoewel dat aanvankelijk wel de bedoeling was, wordt de werkbegroting niet in de software van AFAS opgesteld maar in Excel. Halters legt uit: “Onze voorcalculatie is uiterst gedetailleerd. Dat gaat tot op het niveau van schroefjes en boutjes en kan wel meer dan duizend posten beslaan. Deze calculatie wordt in AFAS ingelezen, waar onze projectleiders de posten als inkooporders behandelen.”

“De werkbegroting is voor ons de financiële bijbel van projecten”, vult Wijtman aan. “Die moet te allen tijde kloppend zijn, zelfs als we tijdens de wedstrijd de spelregels veranderen. Een gevelproject is natuurlijk geen standaardproces; elk project is uniek. Er wordt voortdurend geschoven met bouwelementen en meer- en minderwerk zijn aan de orde van de dag. Dan is het belangrijk dat je software flexibel genoeg is om aanpassingen in de actuele status snel door te voeren. Dat maakt een adequate vorm van projectbewaking mogelijk.”

'Die workflows zijn echt goud waard. Het hele systeem van triggers en alerts zorgt ervoor dat processen probleemloos verlopen. Op die manier houden we dus ook de kennis over veilig werken actueel.'

Die projectbewaking krijgt gestalte in de vorm van een maandelijkse rapportage, waarover volgens Wijtman in het management team ‘maximaal een half uurtje’ wordt gesproken. “Alleen als er afwijkingen zijn tussen de resultaten en de eerder opgestelde prognoses is dat aanleiding om dieper op de zaken in te gaan. Het geautomatiseerde systeem helpt ons daarvoor verklaringen boven tafel te krijgen zodat we de juiste actie kunnen ondernemen. We kunnen doorgaans heel snel troubleshooten.”

Workflows zijn goud waard

Volgens Wijtman ondersteunt de software van AFAS hem bij een transparante bedrijfsvoering. “Wij hebben geen geheimen. Naar klanten stellen we ons zo open mogelijk op. Dat zie ik ook terug bij AFAS. Volgens mij is het een vooruitstrevend bedrijf met een scherp oog voor wat goed is voor klanten en medewerkers.” De zorg voor medewerkers bij WVH richt zich onder andere op veiligheid, gezondheid en milieu – het VCA-beleid. Twee keer per jaar ontvangen medewerkers via InSite een verplichte update over veilig werken. Alle informatie daarover, zowel tekst als filmpjes, staat in AFAS. Ook dit proces is ingericht met workflows.

Halters: “Die workflows zijn echt goud waard. Het hele systeem van triggers en alerts zorgt ervoor dat processen probleemloos verlopen. Op die manier houden we dus ook de kennis over veilig werken actueel.”

Dossiervorming in AFAS

Dat WVH de dossiervorming in de ERP-oplossing van AFAS uitstekend op orde heeft, illustreert een incident uit 2019. Na een bedrijfsongeval – een medewerker viel van een trap – kreeg het bedrijf de Arbeidsinspectie op bezoek. Wijtman herinnert het zich nog precies. “Die inspecteur was meteen heel stellig in zijn opvatting dat de trap kapot was. Daarvoor zouden we een boete van € 25.000 krijgen. De trap was inderdaad niet in orde, maar wij konden aantonen dat we een week eerder succesvol een VCA-controle hadden ondergaan. Dat was allemaal gedocumenteerd in AFAS, samen met fotomateriaal waaronder een afbeelding van de bewuste trap.” De VCA-dossiers overtuigden de Arbeidsinspectie: de boete werd ongedaan gemaakt.

Een gedegen VCA-aanpak

Wijtman: “Tegelijk ontvingen we ook uitgebreid complimenten voor onze gedegen VCA-aanpak en de bijbehorende documentatie. Dat was trouwens nog niet het hele verhaal. Een tijdje later kreeg ik namelijk een telefonische uitnodiging namens de staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid om deel te nemen aan een round table over veiligheid op de werkvloer. Dat was half december 2019 in Helmond. Toen ik daar arriveerde viel het me meteen op hoe strak alles was georganiseerd en de hoeveelheid beveiliging die op de been was. Wat was het geval? Niet alleen de staatssecretaris was aanwezig, maar ook koning Willem-Alexander nam deel aan het gesprek! Toen ik het woord kreeg kon ik de koning dan ook precies uit de doeken doen waarom wij een goed VCA-beleid belangrijk vinden en hoe de software ons daarbij ondersteunt."

'De VCA-dossiers overtuigden de Arbeidsinspectie: de boete werd ongedaan gemaakt.'

Over WVH

Het in 2009 opgerichte WVH Gevelprojecten heeft zich in de loop der jaren ontwikkeld tot één van de marktleiders op het gebied van niet-doorzichtige gevels. Bij WVH is men van mening: een gevel is meer dan een schil om een gebouw. Een gevel geeft een gebouw bescherming, isolatie én uitstraling. Geveltechniek is dan ook een vak apart.

WVH is een professionele partner bij wie de zorg en verantwoordelijkheid voor de gevel in vertrouwde handen is. Bij de gevelbouwer werken ervaren specialisten die met de klant meedenken. Deskundigen die altijd rekening houden met de geldende kwaliteitseisen en bouw- en milieunormen. Professionals die graag met vernieuwende ideeën komen. Hun kennis van zaken en onze voortdurende zoektocht naar nieuwe mogelijkheden en toepassingen resulteren in verrassende, efficiënte en kostenbesparende geveloplossingen. WVH streeft een bedrijfscultuur na die is gebaseerd op een gezonde balans tussen mens, milieu en ondernemen. Bij het in Oirschot gevestigde bedrijf werken ongeveer tachtig mensen.