DIGITALISERING EN AUTOMATISERING IN DE FLEX

Ben jij klaar voor de toekomst?

Vraag jij je weleens af hoe jouw organisatie er over 10 jaar uitziet? Is jouw team helemaal klaar voor de toekomst? Als ondernemer of manager van de afdeling IT, HR, Applicatiebeheer of Control is het je grootste uitdaging om de bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten en je organisatie future proof te maken. Digitalisering heeft een grotere impact dan je denkt. En nee, dit artikel gaat niet over AI, Machine Learning of Blockchain. Hier kun je vandaag mee aan de slag.

Maak je bedrijf future-proof

Je wilt er zeker van zijn dat jouw organisatie een geoliede machine is. Dat gestroomlijnde processen zorgen voor tevreden medewerkers en klanten en dat alle systemen naadloos samenwerken. Data moet voor iedereen en op ieder moment beschikbaar zijn zodat jouw team kan doen waar het goed in is. Je wilt arbeidsintensieve processen zo veel mogelijk digitaliseren en verder automatiseren. Want je hebt slagkracht nodig om je concurrenten voor te blijven, je winst te verhogen en je kosten te verlagen. Natuurlijk wil je zo weinig mogelijk tijd verdoen met simpel invoerwerk, en zie je ook je medewerkers liever iets leukers doen. Maak je bedrijf future-proof door te digitaliseren.

Are you digital? We worden van alle kanten bestookt met digitale innovaties. De ontwikkelingen gaan razendsnel. Van nieuwe smartphones tot artificial intelligence en robotica. Alle digitale innovaties worden ontwikkeld om een probleem op te lossen of om bepaalde handelingen te automatiseren. Dit merken we op het werk en in ons privéleven.

Denk bijvoorbeeld aan slimme speakers die het overbodig maken om je telefoon erbij te pakken. Je roept gewoon “Route naar huis!” en ontvangt direct de instructies. En wat dacht je van de slimme thermostaat? Vanaf je smartphone stel je een tijdschema in en als je thuiskomt is het lekker warm in huis. Al je apparatuur wordt aan elkaar gekoppeld en samen zorgen de devices voor rust en controle. Alle e-mailaccounts en agenda’s zijn gesynchroniseerd en je kunt altijd bij je social media accounts.

Best gek dat we de digitalisering in ons privéleven toejuichen en omarmen, terwijl er binnen organisaties de nodige weerstand tegen digitalisering is. Veel organisaties gebruiken verschillende digitale tools en systemen, variërend van Excellijsten tot standalone softwareoplossingen. De data wordt niet aan elkaar gekoppeld, de processen zijn niet op elkaar afgestemd. Dat is zonde, want het is de bedoeling dat data voor jou werkt en niet andersom. Sterker nog, data verzamelen is niet het doel. Het is een logisch gevolg van je dagelijkse werkzaamheden. Het doel van data verzamelen is dat jij inzicht en controle krijgt over de processen waarmee je uiteindelijk je bedrijf kunt verbeteren.

Archiefkasten en postzegels

Voor startups en jonge bedrijven is digitaal werken de normaalste zaak van de wereld. Natuurlijk doe je de boekhouding zo veel mogelijk gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Maar bedrijven die nog maar een paar jaar bestaan, weten nu eenmaal niet anders. Zij hebben alle mogelijkheden direct binnen handbereik en benutten de nieuwste technologieën. Een veel voorkomende valkuil van jonge bedrijven is dat ze voor allerlei activiteiten een tool hebben, maar dat al die tools niet met elkaar zijn gekoppeld. Voor veel organisaties die in de analoge tijd zijn begonnen, is het minder vanzelfsprekend om digitaal te werken. Dat hun papieren dossiers in zware archiefkasten nu op een memorycard ter grootte van een postzegel passen, is een bizarre gewaarwording. Terwijl die postzegel waarnaar we zojuist verwezen, niet eens meer nodig is, want door online software kunnen documenten nu rechtsgeldig digitaal ondertekend en verzonden worden. Vanaf je smartphone, als je wilt.

Waarom digitalisering zo belangrijk is Digitaliseren is eigenlijk niet eens meer een keuze. Bedrijven kunnen niet anders, simpelweg omdat het kostentechnisch niet meer uit kan om sommige processen handmatig of analoog uit te voeren. Door nieuwe technologieën en innovaties kunnen we informatie en bestaande processen op een betere en efficiëntere manier verwerken. Administratieve processen kunnen zodanig worden geoptimaliseerd dat we een beter inzicht in en overzicht van bedrijfsresultaten en KPI’s hebben. Software is een belangrijke voorwaarde om de bedrijfsvoering op orde te hebben. Eén geïntegreerde oplossing voor jouw administratieve processen, van projectbeheer tot financieel en CRM. Nu is het implementeren van een softwarepakket op zich nog vrij makkelijk te realiseren. Het wordt vaak lastig als meerdere pakketten en programma’s moeten samenwerken en moeten worden geïntegreerd. Dat vergt echt tijd en geduld.

"Best gek dat we digitalisering in ons privéleven toejuichen en omarmen, terwijl er binnen organisaties de nodige weerstand tegen digitalisering is"

Digitalisering privé en zakelijk

Een digitale verandering doorvoeren in je privéleven is makkelijk. Je downloadt een app, tweakt de instellingen en je bent klaar om je smart-tv te bedienen vanaf je smartphone. Je had het niet nodig, want je had namelijk gewoon een afstandsbediening, maar het maakt je leven wel makkelijker en leuker. Als je het zwartwit bekijkt, werkt het binnen je organisatie net zo. Neem de urenregistratie. Die gaat bij veel organisaties nog handmatig. Aan het eind van de werkweek worden de urenbriefjes ingeleverd, waarna een administratief medewerker de uren in een Excellijst of ander systeem invoert. Dat werkt prima, maar een digitaal systeem verlaagt de werkdruk significant, minimaliseert de kans op fouten en verhoogt de efficiency. Een digitaal systeem maakt je leven makkelijker. Net als die app, die je in je privéleven zonder blikken of blozen implementeert.

Het verschil met nieuwe software in een organisatie is dat het niet om jou als individu draait. In je eentje download je de software en ga je aan de slag. In een organisatie moeten alle processen waarmee mensen soms al vele jaren werken, ineens over de kop. Mensen moeten hun gebaande paden verlaten en moeten helemaal anders gaan denken. En daar houden mensen nu eenmaal niet van. Ze houden van veilig, vertrouwd en makkelijk, en verandering is dus bedreigend. Er ontstaat dan ook weerstand als je besluit om je bestaande processen open te breken en te digitaliseren. Afgezien van de algemene angst voor verandering zullen sommige medewerkers zich aangevallen voelen of bang zijn dat hun baan wordt overgenomen door een computer. Andere medewerkers zullen bang zijn dat ze het niet begrijpen en dat ze de verandering niet aankunnen. Gelukkig zijn er ook gegarandeerd mensen bij die de verandering omarmen. Ze verheugen zich op verbetering van het bedrijfsproces en zijn blij met elke ontwikkeling in de vorm van software. En die laatste groep ga je gebruiken om succesvol te veranderen.

Na digitalisering komt automatisering

Heb je je organisatie gedigitaliseerd? Dan ben je klaar voor de volgende stap: automatisering. Het automatiseren van je bedrijf is de kers op de digitaliserings-taart. Als je al je bedrijfsprocessen naloopt, zul je zien dat je daarvan veel automatisch kunt uitvoeren. Kies je voor ERP-software? Dan komen al je bedrijfsprocessen samen in één centraal systeem. Dat vergemakkelijkt de automatisering enorm. Automatisering van afdelingsprocessen Iedere afdeling in je bedrijf heeft baat bij proces-automatisering. Neem de Finance-afdeling: zij zijn veel tijd kwijt aan loonadministratie. Die handelingen kun je eenvoudig grotendeels automatiseren. Zo is het afdragen van loonbelasting een standaardhandeling. Dit proces kun je volledig automatiseren. Het enige waarop je moet letten, is dat je alle medewerkersgegevens op de juiste manier invult. Upgrade je bedrijf door automatisering Ieder bedrijf is anders. Daarom is het belangrijk dat je zelf kiest welke processen je wilt automatiseren. Als je net begint met automatisering, kun je het beste beginnen met een eenvoudig proces. Zo kunnen medewerkers aan de automatisering wennen en maak je het jezelf niet te moeilijk. Is deze eerste, kleine stap geaccepteerd? Dan kun je gaan uitbouwen. Automatisering met workflows Het automatiseren van je processen gaat het makkelijkst met workflows. Een workflow zorgt dat je proces altijd verloopt volgens een vaste structuur. Je kunt workflows op zo'n manier inrichten, dat ze perfect bij jouw organisatie passen. Dashboarding maakt automatisering nog overzichtelijker Met dashboarding haal je nog meer uit je digitalisering en automatisering. Sterker nog, een digitale onderneming kan eigenlijk niet zonder dashboards. Deze tools maken je processen inzichtelijk en overzichtelijk. Een dashboard is een visuele weergave van je bedrijfsdata. Zo kun je je kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) goed in de gaten houden.

Hoe digitaal werkt jouw bedrijf? Ontdek het in minder dan 5 minuten.

Aan de slag met digitalisering en automatisering?

Binnen je bedrijf hangen veel bedrijfsprocessen met elkaar samen. Of het nu gaat om relatiebeheer, administratie, projectadministratie of het uitbetalen van medewerkers. Om deze processen zo efficiënt mogelijk in te richten, moet je ze duidelijk en centraal vastleggen. Daarom kun je het beste kiezen voor één compleet systeem, waarin alle activiteiten samenkomen. Zo hoeven medewerkers steeds herhalende taken niet meer iedere keer handmatig uit te voeren. Met een compleet ERP-systeem kunnen alle medewerkers zich weer op hun kerntaken richten.