IK WAS BANG DAT IK MIJN COLLEGA'S NIET MEER ZOU SPREKEN

Over de overstapangsten en de bezweringen daarvan van het Van Gogh Museum

‘We hadden goed contact met de mensen van ons vorige softwarepakket. Echt fijne mensen om mee te werken. Maar het product paste gewoon niet goed genoeg bij ons. Dus zegden we het contract op en gingen we met HR over op AFAS.’ Dit was het moment waarop Hilde Verheul, HR-medewerker en AFAS-beheerder, met haar collega’s van het Van Gogh Museum in Amsterdam durf toonde. Hieronder vertelt ze over wat ze spannend vond bij de overstap én hoe ze die zaken aanpakte.

‘Ik herinner me nog heel goed dat ik de opzegbrief printte, naar het postkantoor ging en de brief aangetekend liet versturen. Je neemt een besluit met vergaande gevolgen. Je weet namelijk niet zeker of een ander systeem beter is. Daarnaast dacht ik: krijgen we onze collega’s wel mee? We hebben er namelijk ruim 300. En, kan ik het wel, AFAS-beheerder zijn? En als straks alles digitaal en automatisch gaat, spreek ik mijn collega’s nog wel?’

Spannend. Krijgen we onze mensen wel mee?

‘Het spannendste vond ik de reactie van mijn collega’s. Zouden we hen wel meekrijgen? En dan vooral de collega’s die niet zo digi-vaardig zijn. Bovendien vroeg ik me af of leidinggevenden het opstarten van processen in het systeem direct zouden oppakken.’

De bezwering: betrek zo veel mogelijk mensen bij de implementatie …
‘De meeste mensen houden niet zo van veranderingen. Zeker niet als deze plots en ingrijpend zijn. En dat laatste is een nieuw systeem toch wel. Daarom hebben we collega’s van afdelingen die veel met het systeem te maken zouden krijgen, laten meedenken in een werkgroep. Dus mensen van de afdeling ICT, Finance & Control en salarissen. En andere collega’s gaven we regelmatig updates over hoe ver we waren met de implementatie. De werkelijke overstap, de livegang, was op deze manier in ieder geval voor niemand een verrassing.’

… maak ze onderdeel van de verandering
‘Bij het bouwen van de modules in AFAS hebben we collega’s regelmatig gevraagd om deze te komen testen. Zo kregen wij nuttige feedback en waren we zo samen verantwoordelijk voor het nieuwe proces.’

… en help collega’s over de eerste hobbel
‘Vanaf ons kantoor kijk je over het Museumplein richting het museum. Maar wij werken niet ín het museum. Daarom hebben we bij de livegang ook een helpdesk voor de collega’s daar opgezet. Het idee was om onze collega’s over de eerste hobbel heen helpen. Daarbij zorgden we ervoor dat het leuk was om bij ons langs te komen. We hebben er een gezellige plek van gemaakt met lekker eten en drinken. We spraken veel collega’s en konden hen zo makkelijk op weg helpen in het nieuwe systeem. Dat werkte erg goed. Uiteraard houd je een handvol collega’s over die het moeilijk vinden om te veranderen en te vernieuwen. Die blijven we gewoon vriendelijk helpen en overtuigen van de voordelen van het nieuwe systeem. Net zo lang totdat zij ook om zijn.’

'Het idee was om onze collega’s over de eerste hobbel heen helpen. Daarbij zorgden we ervoor dat het leuk was om bij ons langs te komen. We hebben er een gezellige plek van gemaakt met lekker eten en drinken'

Spannend. Kan ik dit wel?

‘Wij zijn verantwoordelijk voor de HR-processen, dus besloten we met de werkgroep dat HR ook verantwoordelijk werd voor het systeem en de implementatie. Daar was, en bén ik het helemaal mee eens. Maar in het begin dacht ik wel: kan ik dit eigenlijk wel? Ik heb verstand van HR, maar niet per se van software.’

De bezwering: laat je goed begeleiden …
‘We hebben een organisatiebureau ingeschakeld om ons te helpen bij de keuze voor het beste softwarepakket en ze stonden ons bij in het implementatieproces. Zij doen dit heel vaak en wij hopelijk maar één keer, dus waarom zou je zelf het wiel uitvinden? Voor de inhoud en de technische zaken, hebben we natuurlijk veel geleerd van de AFAS-consultant. En dat doen we nog steeds. Als we een proces anders willen vormgeven, hebben we ook nu weer contact.’

… doe het samen
‘Ik ben heel blij dat ik samen met mijn HR-collega Anneke van Stralen AFAS-beheerder ben. Hierdoor kunnen we overleggen als een van ons er niet uitkomt. En we hebben allebei een andere focus. Anneke is gericht op hoe we de processen zo goed mogelijk kunnen inrichten en ik houd me meer bezig met de gebruiksvriendelijkheid ervan voor onze collega’s. Zo vullen we elkaar perfect aan.’

… en wees trots op het resultaat
‘We gebruiken bijna alle HR-functionaliteiten die er zijn en ik ben enorm trots op wat we voor elkaar hebben gekregen. Ondertussen ken ik het systeem zo goed dat ik er ook mee durf te spelen.

Een tijd geleden had ik voor mijn collega’s een mededeling ingevoerd waarin stond dat we in de backoffice zoveel mogelijk overgaan op Engels. En via die mededeling konden ze doorklikken en zich via het systeem inschrijven voor een cursus Engels, op 1 april…’

Spannend. Kan ik dit wel?

‘Voor onze processen was het evident dat we een nieuw softwarepakket nodig hadden. We werkten nog met verlofbriefjes en declaraties op papier. Tegelijkertijd dacht ik wel: als alles straks geautomatiseerd is, spreek ik mijn collega’s van andere afdelingen niet meer: nu komen ze in ieder geval nog langs met die briefjes of vragen.’

De bezwering: AFAS-beheerder zijn is de beste pr voor HR
‘Het tegenovergestelde gebeurde juist: de implementatie en livegang was de beste reclame voor onze afdeling. Nu weet iedere collega dat Anneke en ik de AFAS-beheerders zijn, dus spreken ze ons aan als ze vragen hebben. Bijvoorbeeld over een nieuwe update of als ze een nieuwe telefoon hebben en de software weer goed geïnstalleerd moet worden. Ik spreek collega’s nu vaker en ook collega’s die ik eerder nooit sprak, weten mij te vinden.’

'Zij doen dit heel vaak en wij hopelijk maar één keer, dus waarom zou je zelf het wiel uitvinden?'

Rolinde Bergmans - Projectleider - AFAS Software

Stel, ik koop een nieuw softwarepakket – en dan blijkt het niet beter te zijn dan wat ik al had …
‘Dat is een begrijpelijke angst, maar ongegrond. Bedrijven of organisaties die bij ons aankloppen, zijn niet voor niets op zoek naar iets nieuws. De spanning zit hem vaak niet zozeer in het nieuwe systeem, maar in de nieuwe manier van werken die dat met zich meebrengt’.

Hoezo verandert het werk als ik nieuwe software aanschaf?
‘Simpel: als je met je nieuwe software efficiënter kunt werken, wil je daar gebruik van maken. En onze software is geen wondermiddel tegen slechtlopende organisatieprocessen, maar het is wel een goede aanleiding om ze eens goed tegen het licht te houden. Zodat je meteen je nieuwe systeem efficiënt kunt inrichten.’

Dus een nieuw systeem is vooral de aanzet tot verandering?

‘Precies. En bij medewerkers kunnen daardoor best fundamentele angsten ontstaan. Bestaat je baan straks nog wel? Want als je je administratie optimaliseert, heb je misschien nog maar één van je twee salarismedewerkers nodig. Dat is heftig. Zelfs als je je baan houdt, weet je dat het werk verandert - en dat vinden mensen spannend.

Daarom is verandermanagement ontzettend belangrijk. Bereid mensen goed voor, neem ze van begin af aan mee in het proces en wacht niet tot de dag dat je overgaat op de nieuwe software Want dan is de verrassing wel heel groot.’

Hoe manage je zo’n verandering dan?
‘Door in kleine stapjes over te gaan. Dat kan gelukkig. Doe bijvoorbeeld eerst Payroll. Kan de salarisadministratie als eerste wennen én zien medewerkers gelijk hun nieuwe, veel duidelijkere, salarisstrook. Vervolgens breid je uit: laat medewerkers zelf eenvoudige zaken wijzigen of invoeren, zoals hun bankrekeningnummer of verlofaanvragen. Dan ervaren leidinggevenden ook dat registratie bij en door de bron de administratieve last vermindert. Zij hoeven zaken nu alleen nog maar te checken en goed te keuren. En als dat bevalt, kun je uitbreiden; binnen HR, en later ook naar andere afdelingen. Dan zul je stap voor stap zien dat het écht beter wordt.’